SUNCHALES( De nuestra Agencia).- Otro de los temas considerados en la sesión ordinaria del Concejo Municipal fue un proyecto de Ordenanza presentado por el Departamento Ejecutivo Municipal que apunta a la Sistematización del Archivo Municipal, proyecto que fue derivado a comisión para un análisis más profundo
El propósito de esta propuesta fue fundamentada pot Brenda Torriri quien así se manifestó el proyecto de ordenanza busca establecer el Sistema Municipal de Archivo (SIMAR) en el ámbito de nuestra Administración Pública. La iniciativa nace de la necesidad de gestionar de manera eficaz y eficiente la vasta documentación oficial del municipio, garantizando su centralización, almacenamiento, custodia, conservación, preservación y, cuando corresponda, su expurgo a lo largo de todo su ciclo.
El proyecto reconoce al archivo no solo como un depósito de papeles, sino como una institución fundamental que resguarda el testimonio de la gestión de actos administrativos y jurídicos, sirviendo además como una fuente invaluable para fines científicos, culturales y sociales, y cumpliendo una función social esencial al dar cuenta de la memoria de nuestra entidad y garantizar derechos individuales y colectivos.
En un contexto de modernización, la propuesta integra la gestión de documentos en cualquier tipo de soporte, incluyendo los electrónicos o digitales, así como el acervo gráfico, sonoro y fílmico. Se alinea con normativas nacionales y provinciales existentes en materia archivística, como las que incentivan el desarrollo de herramientas y tecnologías digitales y la despapelización de la Administración Pública.
A continuación, voy a detenerme en algunos puntos centrales que aborda el articulado de esta ordenanza, con el fin de ofrecer un primer acercamiento que nos permita entender de qué se trata la propuesta en términos generales. Estos aspectos serán luego analizados en profundidad durante el trabajo en comisión, donde podremos debatir, revisar y enriquecer el proyecto de manera conjunta con el resto de los concejales.
El Sistema Municipal de Archivo SIMAR se creará bajo la órbita de la Secretaría de Gobierno y tendrá como objetivos principales reunir, preservar, organizar y administrar técnicamente el fondo documental, asegurando su accesibilidad tanto para la acción administrativa como para la información general. Esto implica la aplicación de técnicas y procedimientos archivísticos profesionales, buscando el enriquecimiento constante del acervo y la difusión de información relevante. Además, se prevé la intervención en estudios y proyectos para la adquisición e implementación de tecnologías que optimicen la gestión documental.
Para ello, el Sistema Municipal de Archivo SIMAR se estructurará en dos categorías de archivos: el Archivo de Oficina o Gestión para los documentos en trámite o de uso continuo, y el Archivo Intermedio para la documentación una vez finalizada su fase activa. El Archivo Intermedio tendrá la vital función de custodiar y conservar los documentos, realizar su identificación, valoración, clasificación, descripción, selección y expurgo, y asegurar que los documentos con valor jurídico, histórico, cultural y/o social sean transferidos al Museo y Archivo Histórico Municipal "Basilio María Donato" para su conservación permanente.
Un aspecto clave del proyecto es la profesionalización del personal archivístico, estableciendo que la eliminación o conservación de documentos no puede quedar librada "al arbitrio de funcionarios sin formación archivística", ya que esto podría conducir a la pérdida de información valiosa. Por ello, se exige formación archivística para el personal del Archivo Intermedio y un responsable técnico en cada Archivo de Oficina.
En cuanto al acceso a la información pública, este proyecto refuerza el derecho fundamental basado en la transparencia y publicidad de los actos de gobierno, fomentando la participación ciudadana y el control legítimo. Se establecerá un procedimiento claro para el requerimiento de información, que deberá ser presentado mediante un formulario gratuito y ser respondido en un plazo de 15 días hábiles administrativos. Es importante destacar que, si bien el acceso es la regla, se contemplan excepciones limitadas y fundadas, como la protección de datos personales sensibles, sumarios administrativos, información judicial en proceso, secretos comerciales o industriales, entre otros. Cualquier denegatoria deberá ser especialmente fundada y precisa, indicando la norma legal aplicable.
Para la preservación de nuestro patrimonio documental, el proyecto estipula que los documentos deberán conservarse mientras tengan vigencia administrativa y valor probatorio de derechos y obligaciones. La Secretaría de Gobierno será la encargada de confeccionar la tabla de plazos mínimos de conservación. Se autoriza a las Áreas de Archivo a realizar micro reproducciones y filmaciones con fines de seguridad y conservación. Finalmente, el proyecto impone sanciones disciplinarias, civiles y penales a quienes hurten, vendan, oculten o destruyan documentos del fondo municipal o no cumplan con las normas establecidas. La extracción de documentos sin autorización del Departamento Ejecutivo también será sancionada penalmente.
Este proyecto busca establecer un marco normativo e institucional que modernice, profesionalice y organice la gestión documental de nuestro municipio, garantizando la conservación de nuestra memoria institucional y el acceso transparente a la información pública, en beneficio de la administración y de todos los ciudadanos.